Selbstständig sein und Abwesenheit melden - ein praktischer Leitfaden für Unternehmer

Es gibt viele Gründe dafür, dass Sie als Freiberufler oder Unternehmer eine Zeit lang für neue Aufträge oder Arbeiten abwesend sind, während Ihre Website natürlich weiterhin neue Leads und Aufträge sammelt. Um Ihre Besucher und potenziellen Kunden darauf aufmerksam zu machen, gibt es eine Reihe von Maßnahmen, die Sie umsetzen können. Diese wollen wir im heutigen Blogbeitrag vorstellen. Und Sie können negativen Gefühlen bei potenziellen Kunden so gut wie möglich entgegenwirken und den Schaden für Ihren hart erarbeiteten Ruf minimieren.

Seien Sie sich über den Grund für die Abwesenheit im Klaren

Viele Gründe, warum eine Abwesenheit auftritt, werden von Besuchern gut verstanden, wenn Sie offen damit umgehen und klar sagen, warum es eine Abwesenheit gibt. Dann kann dies besser verstanden werden und es wird mehr Verständnis geben, als wenn Sie nur angeben, dass Sie abwesend sind. Seien Sie also einfach ehrlich, wenn Sie im Urlaub sind, eine Zeit lang krank sind oder keine Kapazitäten für neue Aufträge haben. Als Freiberufler oder Ihr eigenes (kleines) Unternehmen haben Sie oft nur eine begrenzte Kapazität für Aufträge, und die kleinste Änderung kann Ihre Planung durcheinander bringen.

Ein Grund, warum ein Kunde Sie wählt, kann genau darin liegen, dass Sie ein kleineres Unternehmen sind, ein persönlicherer Ansatz und die gleichen Ansprechpartner. Das kann seine Vor- und Nachteile haben.

Melden Sie dies so weit im Voraus wie möglich

Wenn Sie im Voraus angeben können, dass Sie eine Zeit lang abwesend sein werden, ist es wichtig, dies so weit wie möglich im Voraus anzugeben. Sie können dies auf Ihrer Website an einer festen Stelle angeben und auch in Ihrer E-Mail-Signatur vermerken. Auf diese Weise wissen die Kunden, woran sie sind, und können dies berücksichtigen.

Richten Sie in Ihren E-Mail-Adressen Abwesenheitsmeldungen ein

Der E-Mail-Verkehr ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, denn hier werden Termine und Bestellungen schriftlich festgehalten, und oft findet hier der erste Kontakt statt. Daher ist es wichtig, dass Sie, wenn Sie im Voraus wissen, dass Sie eine Zeit lang abwesend sein werden, dies in der Signatur Ihrer E-Mail angeben können, so dass dies im E-Mail-Verkehr für diesen Zeitraum bereits gekennzeichnet ist.

Während Ihrer Abwesenheit können Sie dies mit einer automatischen Antwort oder Abwesenheitsbenachrichtigung innerhalb der E-Mail anzeigen. Dies können Sie bereits in den meisten Mailprogrammen einrichten, aber auch über unser Webmail können Sie dies einfach tun. Gehen Sie zu Webmail, melden Sie sich mit Ihrer(n) E-Mail-Adresse(n) an und stellen Sie dann Ihre Antwort unter Mehr -> Einstellungen -> Automatische Antwort ein. Hier haben Sie zwei Felder, eines für den Versand an Benutzer innerhalb Ihres Domainnamens. Das ist z. B. für Ihr Team oder Ihre Mitarbeiter relevant. Und das Feld für den Versand an alle anderen. Hier können Sie das zum Beispiel folgendermaßen einrichten:

Wenn Sie Ihre Nachricht fertiggestellt haben, können Sie sie mit der nächsten Option speichern, und Sie werden auch gleich sehen, dass sie nur einmal am Tag an einen Benutzer gesendet wird. Außerdem können Sie einen Zeitraum dafür festlegen und die Option, sie nur an Direktmailer zu senden. Das bedeutet, dass sie nicht an Newsletter, die Sie erhalten, Weiterleitungen oder Aliase gesendet werden.

Danach ist sie aktiv und wird an die Personen gesendet, die eine E-Mail an Sie senden.

Abwesenheitsbenachrichtigung auf der Website einrichten

Um Abwesenheit auf Ihrer Website zu melden, gibt es mehrere Möglichkeiten. Die einfachste und effektivste ist die Anzeige eines Pop-up-Fensters auf Ihrer Website, das die Besucher zwingt, dies zu bestätigen. Auf diese Weise gibt es (fast) keine Diskussion darüber, ob dies gesehen wird, und Sie können jegliche Verwirrung vermeiden.

Wenn Sie ein Pop-up immer noch für zu aggressiv halten, können Sie es auch in einem Banner auf Ihrer Website erwähnen. Diese beiden Optionen können Sie selbst programmieren, wenn Sie damit Erfahrung haben, und es gibt Hunderte von (kostenlosen) Vorlagen und Beispielen. Wenn Sie mit einem Content Management System wie WordPress in Ihrem Hosting arbeiten, können Sie dies auch leicht mit einem Plug-in lösen, das Sie installieren können.

Konterkarieren Sie einige Bestellungen oder Anfragen, die nicht bearbeitet werden können

Mit einem Pop-up oder einem Banner können Sie dem bereits bis zu einem gewissen Grad entgegenwirken, aber Sie können auch einen Schritt weiter gehen und vorübergehend keine neuen Bestellungen oder Aufträge annehmen. Oft können Sie Ihren Warenkorb so einrichten, dass er keine neuen Aufträge verarbeiten kann, und je nach CMS eine Einstellung deaktivieren oder aktivieren, die dies zulässt. Konsultieren Sie dazu die Dokumentation Ihres CMS und schalten Sie es je nach Wunsch aus oder ein.

Sie können auch eine Benachrichtigung hier in Ihr Kontakt- oder Bestellformular einfügen, wenn Sie keine direkte Webshop-Option auf Ihrer Website haben. Auf diese Weise können Sie Ihre Kunden über eventuelle Verzögerungen informieren. Auf diese Weise sind Sie auch jeder Frustration voraus.

Mussten Sie schon einmal eine Abwesenheit für Ihre freiberufliche Arbeit oder Ihr eigenes Unternehmen eintragen? Wie haben Sie dies Ihren Kunden mitgeteilt? Bitte lassen Sie es uns wissen!