Tipps zum Organisieren Ihrer Mailbox

Wenn Sie Business-Hosting nutzen, dann benötigen Sie auf jeden Fall Mail.Wenn Sie viele Mails bekommen, kann es sein, dass Ihr Postfach zum Chaos wird.
Daher müssen Sie dies nach Möglichkeit organisieren, was jedoch eine recht schwierige Aufgabe sein kann.In diesem Blogbeitrag gehen wir durch, wie Sie Ihr Geschäftspostfach am besten organisieren können.

Wichtige Mails markieren

Der Absender kann oft angeben, ob es sich um wichtige Mails handelt oder nicht.Dies wird jedoch nicht immer genutzt und deshalb ist es wichtig, dass Sie dies selbst tun.
Glücklicherweise können Sie dies in Outlook ganz einfach tun, indem Sie es z. B. mit einer bestimmten Kategorie markieren.Sie können eine Farbe auswählen und den Namen der Kategorie ändern.
Auch beim Senden von Mails können Sie markieren, dass es sich um eine wichtige Mail handelt.Dies geschieht in Outlook durch Drücken des roten Ausrufezeichens und die Mail kommt bei dem markierten Empfänger an.

Ordner erstellen

Wenn Sie viele Mails bekommen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie bestimmte Mails übersehen.Daher ist es wichtig, dass Sie Ordner erstellen, um Ihre Mailbox zu organisieren.
Sie können das MijnHostingPartner-Webmail auch so konfigurieren, dass Mails von bestimmten Mailadressen automatisch in bestimmte Ordner verschoben werden.Wenn Sie z. B. ein Kontaktformular auf Ihrem WordPress-Hosting haben, können Sie Mails aus diesem Formular automatisch in einem gewünschten Ordner ablegen lassen.
So können Sie leicht nachverfolgen, was genau von Ihrem Kontaktformular gesendet wird.Es ist wichtig, Ihr Kontaktformular abzusichern, da häufig Spam über Kontaktformulare versendet wird.
Sie können dies tun, indem Sie ein Plug-in wie Google Captcha


installieren.Dadurch werden fast alle Spam-Mails von Kontaktformularen gestoppt, so dass Sie sie nicht in Ihrer Mailbox erhalten.

Eine "catch all"-Adresse

Es ist möglich, dass Personen versehentlich Mails an die falsche Mailadresse senden.Eine Catch-All-Adresse soll dies für Sie abfangen und trotzdem in Ihren Posteingang bringen.
Alle Mails, die an nicht existierende Mailadressen gesendet werden, werden an diese Mailbox zugestellt.Auf diese Weise können Sie Ihren Kunden oder Besuchern immer noch helfen, auch wenn sie es an die falsche Mailadresse geschickt haben.
Beachten Sie, dass auf diesen Mailadressen oft Spam zu finden ist und Sie deshalb Ihren Spamfilter richtig einstellen sollten.

Einstellen des Spamfilters

Der Spam-Filter ist sehr wichtig für Ihre Mails, da Sie sonst nur unerwünschte Mails erhalten.Glücklicherweise ist der Spam-Filter von MijnHostingPartner so eingestellt, dass fast jede Spam-Mail abgefangen wird.
Es kann jedoch vorkommen, dass dennoch Spam an der Mailadresse ankommt.Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, Ihren Spam-Filter einzustellen und zu verschärfen, um Ihre Mails sicher zu halten.
Auf diese Weise müssen Sie nicht endlos durch Spam scrollen, können aber trotzdem normale E-Mails verwalten.

bereinigen Sie Ihren Briefkasten

Das Aufräumen des Briefkastens gehört ebenfalls zum Organisieren Ihres Postfachs.So können Sie leicht den Überblick behalten, welche Aufgaben Sie noch erledigen müssen und welche Sie bereits erledigt haben.
Sie können dies auch mit Hilfe von verschiedenen Ordnern tun.Denken Sie zum Beispiel daran, verschiedene Ordner mit den Bezeichnungen "zu tun" und "erledigt" anzulegen.
Auf diese Weise können Sie Ihre Aufgaben leicht organisieren und genau angeben, was Sie noch zu tun haben und was Sie bereits erledigt haben.Außerdem vermeiden Sie, dass Sie alles an 1 Ort haben und Sie können es leicht organisieren.

Backups

Ein Backup zu erstellen ist wichtig für Ihre Website, aber auch für Ihre Mailadresse.So haben Sie immer ein lokales Backup Ihrer Mailbox, so dass Sie bei einem eventuellen Datenverlust diese wiederherstellen können.
Es wird empfohlen, einmal im Jahr ein lokales Backup Ihrer Mailbox zu erstellen und danach Ihre Mailbox zu leeren.Auf diese Weise können Sie es jedes Jahr in einem Archiv verarbeiten und Ihre Mailbox pro Jahr organisieren.
Dadurch wird nicht nur Ihr Postfach aufgeräumt, sondern Sie sparen auch Platz auf Ihrem Hosting-Speicherplatz.Außerdem wird Ihr Briefkasten viel kompakter sein, so dass Sie ihn nicht lange durchsuchen müssen.
Wenn Sie Fragen haben, können Sie immer prüfen, ob ein Chat-Mitarbeiter anwesend ist.Sollte niemand verfügbar sein, können Sie ein Ticket über unser Ticketsystem erstellen.Eine Kontaktaufnahme über Facebook oder Twitter


ist ebenfalls möglich.